A Bükki Terepfutók Baráti Köre Egyesület (BTBKE) adatvédelmi tájékoztatója

Bevezető
A BTBKE tájékoztatja a versenyein résztvevőket és nevezési rendszerébe regisztrálókat adatkezelési gyakorlatáról és a felhasználók jogorvoslati lehetőségeiről. A BTBKE mint adatkezelő az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényben (a továbbiakban: Infotv.) foglalt feltételeknek eleget téve kötelezettséget vállal arra, hogy az által nyújtott adatkezeléssel kapcsolatos szolgáltatás megfelel a fent említett törvényi feltételeknek és az egyéb hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak.

Az adatkezelő adatai:
Név: BTBKE
Székhely: 3532 Miskolc, Győri kapu 63. 7/2.
E-mail cím:
Honlap: www.mbtrail.hu

Az adatkezelés jogalapja
A személyes adatok kezelésének jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontja szerint az érintett hozzájárulása. Versenyeinkre való nevezésével, hírlevelekre, edzéstervekre való feliratkozásával illetve online nevezési rendszerünkbe való beregisztrálásával Ön hozzájárul a lent részletezett adatainak kezeléséhez.
Az általános adatkezelési hozzájáruláson túlmenően külön hozzájárulást kérünk a marketingcélú e-mailek és SMS-ek küldéséhez. Ez a hozzájárulás a többi adattól függetlenül bármikor visszavonható. A visszavonás nem akadálya a versenyeken való részvételnek.

Más versenyző benevezése
Tapasztalatunk szerint ügyfeleink igénylik azt a lehetőséget, hogy barátaikat, családtagjaikat, kollégáikat is benevezhessék versenyeinkre. Ez az egyszerűsített nevezés a futók és a BTBKE életét is megkönnyíti. Csapatnevezés esetén pedig eleve a csapatvezetőnek kell a tagokat is beneveznie, mivel csapat csak együtt nevezhet, amihez nem várhatjuk el minden tag személyes megjelenését.
A BTBKE ezért megadja a lehetőséget ügyfeleinek, hogy másokat is benevezhessenek versenyeire. Ilyen esetben feltételezzük és elvárjuk, hogy a benevezést végző ügyfelünk rendelkezzék az érintett személyek hozzájárulásával a nevezéssel járó adatkezeléshez. A személyes adatok kezeléséhez általában nem szükséges az írásos hozzájárulás, ezért mi sem terheljük ügyfeleinket bürokratikus előírásokkal.

Az adatkezelés célja és időtartama
A BTBKE által folytatott adatkezelés általános célja:
• ügyfeleink beazonosítása és nyilvántartása, valamint a nevezések rögzítése,
• az általunk szervezett események lebonyolítása,
• ügyfeleink tájékoztatása és marketingtevékenységünk biztosítása,
• pénzügyi nyilvántartások vezetése,
• statisztikák, elemzések összeállítása,
• kedvezményes nevezési lehetőség biztosítása esetén a kedvezményre jogosultak körének meghatározása és a kedvezmények hozzárendelése az érintett ügyfelekhez,
• eseményeinken felmerülő egészségügyi probléma esetén az ügyfél által megadott hozzátartozó értesítése,
• szolgáltatásaink folyamatos javítása, újabb események előkészítése.

Adatbázisunkban szereplő ügyfeleink a jövőben is bármikor nevezhetnek versenyeinkre, vagyis beazonosításuk meghatározatlan ideig szükséges. Kedvezmények biztosításához, PR-tevékenységünkhöz (pl. az adott versenysorozatban legtöbbször indulók megtalálása) szintén meghatározatlan ideig szükséges lehet az adatokhoz való hozzáférés. Ezért adatbázisunkban a személyes adatokat a célhoz kötöttség elve alapján ügyfelünk hozzájárulásának visszavonásáig tároljuk, vagyis csak külön kérésre töröljük.

Marketingtevékenységünk részletezése
Marketingtevékenysége keretében a BTBKE
• statisztikai elemzéseket végez abból a célból, hogy javíthassa szolgáltatásait és megalapozza akcióit,
• célcsoportokat képez ügyfélköréből, akiket egy adott szolgáltatás vagy akció érdekelhet, illetve akik számára az akciókat meghirdeti,
• e-mailben hírleveleket, reklámokat küld ki,
• felhasználhatja az eseményein részt vevőkről készült fényképeket, videókat (ehhez ügyfeleinknek minden egyes nevezésükkel kifejezetten hozzá kell járulniuk, és ez a hozzájárulás a nevezés elengedhetetlen feltétele, mivel a képeken szereplőket nem minden esetben tudjuk név szerint beazonosítani).

Adattovábbítás külföldre
A BTBKE semmilyen személyes adatot nem továbbít külföldre.

A kezelt adatok köre
Az általunk kezelt személyes adatokat lent részletezzük az adatkezelés céljával együtt. Fontosnak tartjuk kiemelni, hogy a BTBKE semmilyen különleges adatot nem tart nyilván ügyfeleiről. Ügyfeleinkről az általuk megadott adatokat, illetve ezekből számított értékeket tartunk nyilván. Ugyancsak nyilvántartjuk a versenyek során elért eredményeket (pl. befutóidő, helyezés, megtett távolság) és a versenyszervezéssel kapcsolatos adatokat (pl. rajtszám átvétele, nevezés visszaigazolása).
Nyilvántartjuk a pénzügyi tranzakciók adatait (dátum, összeg, pénznem, befizetett tétel, online nevezés esetén tranzakcióazonosító). Az online nevezési rendszerben a bankkártyás fizetés az OTP biztonságos háromszereplős fizetési felületén történik, ahol ügyfeleink az adatokat közvetlenül a banknak adják meg, ezért a bankkártyával kapcsolatos semmilyen adat nem kerül a BTBKE birtokába, és ilyen adatot nem kezelünk.
Külön csoportot képeznek azok az ügyfeleink, akik csak hírlevelünkre vagy online edzéstervünkre iratkoznak fel, de nem regisztrálnak a nevezési rendszerbe és nem neveznek versenyre. Az ő esetükben csak a feliratkozáskor megadott nevet és e-mail címet tároljuk.

Adatfeldolgozó partnereink
Online nevezési rendszerünk fejlesztője és üzemeltetője a Dexef Kft.
Címe: 3525 Miskolc, Szent Anna u. 12/B
Honlapja: www.dexef.hu
Elérhetőségeik felsorolása: http://dexef.hu/
A Dexef Kft. a szokásos szerver hosting szolgáltatást nyújtja, azaz gondoskodik az online nevezési szerver működéséről és biztonságáról, de a rendszerünkben tárolt adatokat ezen túlmenően (pl. saját céljaira) nem kezeli. A szolgáltató biztonsági okból a webszervereken általánosan szokásos naplózást végzi (felkeresett oldal neve, a látogatás időpontja, a látogató IP-címe).

Versenyeinkenn chipes időmérést biztosítunk. Időmérő partnerünk az adott versenyen résztvevőknek a verseny lebonyolításához szükséges személyes és nevezési adatait adjuk át, akik ezeket az adatokat a verseny során mért időadatokkal és az ezekből kiszámított helyezésekkel bővítve adják vissza nekünk, illetve önállóan feltöltik a www.trail.hu oldalunkra az eredménylistákat. Időmérőink az adatokat kizárólag a BTBKE által meghatározott célra és módon dolgozzák fel.

A felsorolt partnerek kivételével más cégnek ügyfeleink személyes adatait nem adjuk át.

Rajt- és eredménylisták
Versenyeink nagyobb részén a nemzetközileg elfogadott szokásoknak megfelelően, a sportesemények tisztaságának és átláthatóságának érdekében nyilvános rajtlista és eredménylista készül a nevezőkről. A rajtlista tartalmazza a versenyző nevét, születési évét, lakóhelyét (csak település), állampolgárságát, nemét, egyesületét és az adott versenyen érvényes korkategóriáját. Ennek alapján mindenki láthatja, hogy kivel versenyez. Az eredménylista a rajtlista adatain túlmenően a nettó és bruttó befutóidőt, részidőket, megtett távolságot, abszolút és kategórián belüli helyezést, valamint a kizárás, feladás, időbüntetés tényét tartalmazhatja.
Ügyfeleink a versenyekre való benevezéssel hozzájárulásukat adják felsorolt adataiknak a nyilvános rajt- és eredménylistákban való közléséhez.

E-mailek küldése
E-mailt küldünk minden ügyfelünknek
• az online nevezési rendszerbe történt sikeres regisztrációról,
• a sikeres nevezésről a személyes nevezés kivételével (visszaigazoló levél),
• jelszócsere kezdeményezése esetén,
• a versenyekkel kapcsolatos tudnivalókról,
• az időméréses versenyek után (eredményközlő levél),
• szükség esetén ügyintézés, adategyeztetés céljából.

Az adatok megismerésére jogosultak köre
Az ügyfelek által megadott személyes adatok megismeréséhez cégen belül csak azon dolgozók jogosultak, akik nevezéssel kapcsolatos feladatokat látnak el, illetőleg az adatok karbantartását, elemzését, összesítését, értékelését végzik, valamint akik az ügyfelek esemény előtti és utáni tájékoztatásáért felelősek. A fent említett körbe tartoznak:
• a neveztetők és adatrögzítők,
• a rendszergazda és az adatbázis kezelője,
• a pénzügyi dolgozók,
• a marketinges dolgozók.

Az adatkezelésben érintett szervereink helye
A BTBKE adatkezelésének helye a Szervernet Kft. irodája (1132 Bp. Victor Hugo utca 18-22 5.em) Itt üzemel fő adatbázisszerverünk is.

A weboldalak látogatásakor keletkező adatok
Mint minden webszerver az interneten, a mi webszervereink is automatikusan tárolnak egyes adatokat a weboldalaink megtekintésekor, amelyek személyes adatnak minősülhetnek. A www.mbtrail.hu és www.trail.hu weboldalunk felkeresésekor a szerverek az általánosan szokásos adatokat tárolják az esetleges üzemzavarok elhárítása, a szolgáltatások javítása és a betörési kísérletek felderítése végett:
• a látogatás időpontja,
• a megtekintett oldal címe,
• a hivatkozó oldal címe (ahonnan a látogató érkezett),
• a látogató IP-címe,
• a látogató böngészőfejléce (ún. user agent), amely az operációs rendszer és a böngésző típusát, verziószámát tartalmazza.

A versenyzőkről/ügyfelekről tárolt adatok
A felsorolt adatokat a versenyző beazonosításához (pl. hasonló nevű versenyzők megkülönböztetéséhez), a kapcsolattartáshoz, a szolgáltatás biztosításához (pl. versenyekkel kapcsolatos értesítések kiküldése), a verseny lebonyolításához (pl. rajtszámozás, rajtzónákba sorolás, kategóriák kialakítása, kategóriánkénti eredmények megállapítása, nevezés ellenőrzése, problémamegoldás), pénzügyi összesítésekhez és a fent részletezett marketingcélokhoz is használjuk. A regisztrációkor, illetve nevezéskor nem feltétlenül szükséges adatokat nem kötelezőként jelöltük meg.
A pólóméretet részben azért kérjük, hogy az adott versenyen a megfelelő pólókat tudjuk megrendelni, részben azért, hogy ha későbbi rendezés során pólót is tudunk biztosítani, akkor legyen méretsorozatunk, amelynek alapján becsülni tudjuk az egyes méretekből szükséges mennyiséget. Tehát ha egy nevezéshez elkérjük a pólóméretet, abból nem következik, hogy azon a versenyen pólót is tudunk adni – csak akkor, ha az eseményinformációnál a nevezési díj tartalma rovat ezt tartalmazza.

Alapadatok:
• az adatbázisbeli azonosító (futóazonosító), amely automatikusan generálódik,
• teljes név, titulus
• születési dátum
• állandó / levelezési cím,
• állampolgárság,
• telefonszám,
• e-mail cím,
• egyesület (ha van, nem kötelező – a nemzetközi szokásoknak megfelelően megjelenik a rajt- és eredménylistában),
• utolsó számlázási név és cím (automatikusan generálódik, ha valaki az online rendszerünkön keresztül kér számlát – ez ügyfeleink kényelmét szolgálja, hogy ne kelljen minden alkalommal begépelni),

Az online nevezési rendszerben nevezőkről nyilvántartott további adatok:
• online azonosító,
• felhasználónév,
• titkosított jelszó,
• az utolsó jelszócsere dátuma (a program működéséhez és hibaelhárításhoz szükséges),

Az egyes versenyekhez tartozó nevezési adatok:
• verseny teljesítésének tervezett és tényleges ideje (vagy a fix idős versenyeken megtett táv), kategória, helyezés, néhány esetben részidők,
• befizetett nevezési díj, kedvezménytípus, fizetési mód és dátum
• a rajtszámátvétel, a visszaigazolás, a visszalépés ténye és dátuma
• pólóméret,
• cégnév (amennyiben a cég finanszírozza a nevezését vagy cégeknek kiírt versenyen indul),
• a rajtszámra írandó név (nem kötelező, csak ha a futó kéri, és csak megadott versenyeken),
• először teljesíti-e ezt a versenyt / távot (nem kötelező – statisztikai és marketingcélra, illetve az első versenyzőknek járó különleges rajtszám biztosításához),
• baleset esetén értesítendő hozzátartozó neve és elérhetősége (nem kötelező – a versenyző és családja saját érdekét szolgálja),
• egyéb, az ügyintézéshez kapcsolódó megjegyzések (pl. átnevezés, problémás befizetés tisztázása, nevezés átadása stb.).

Adatok törlése
Ügyfeleink a törvény alapján bármikor kérhetik személyes adataik törlését az adatbázisunkból. Folyamatban levő nevezés esetén ez csak a versenytől való visszalépéssel együtt lehetséges.
Az Infotv. 6. § (5) bekezdése alapján az adatkezelési hozzájárulás visszavonása után is tárolhatjuk azokat az adatokat, amelyek jogi kötelezettségünk teljesítéséhez, illetve saját vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez kellenek. Jogi kötelezettségeink közé tartozik a pénzügyi ellenőrzéseknek való megfelelés, amelyhez az adatbázisban tárolt fizetési adatokra van szükség. Jogos érdekünk az adatbázis integritásának megőrzése. Ennek keretében technikai okból (az adatbázisok felépítése miatt) nem tudunk olyan adatot törölni, amely más adathoz szorosan kötődik (pl. külső kulcs). Jogi kötelezettségünk, egyben jogos érdekünk és harmadik személyekkel szembeni kötelezettségünk a biztonsági másolatok megőrzése, hogy sérülés esetén az adatbázis helyreállítható legyen. A biztonsági másolatokból adatok nem törölhetők, csak az éles adatbázisból. A biztonsági másolatokhoz csak a rendszergazda férhet  hozzá, és csak üzemzavar esetén használjuk fel őket helyreállításra. Jogos érdekünk továbbá, hogy továbbra is kinyerhessük adatbázisunkból a statisztikai adatokat, például ne változzék a versenyre nevezők száma és statisztikai összetétele. Harmadik személyek jogos érdeke, hogy vissza tudjuk követni, ki nevezte be őket az adott versenyre (ha Ön benevezett valakit, akkor neki problémája lehetne belőle, ha nem tudjuk tisztázni a nevezés részleteit), illetve hogy ne töröljük a teljes csapat nevezését és eredményeit azért, mert egy csapattag az adatai törlését kérte.
Ennek alapján csak azoknak az ügyfeleknek az adatait tudjuk teljesen törölni, akik soha nem neveztek versenyeinkre, nem vásároltak tőlünk semmilyen terméket vagy szolgáltatást, azaz csak beregisztráltak. Aki csak személyesen vagy átutalással nevezett, azaz nem kötődik hozzá érdemi adat az online nevezési rendszerben, töröljük az adatait az online adatbázisból, de megmaradnak a szükséges adatok a fő adatbázisunkban. Egyébként töröljük az ügyfél nevét, minden elérhetőségét és címét, egyesületét, a nevezések során megadott „baj esetén értesítendő” elérhetőségeit, a cége nevét, ha megadta, valamint az utolsó számlázási nevét és címét, és minden más esetlegesen tárolt adatot, amelynek a megőrzése az adatbázis integritásához nem szükséges.
Ha Ön az adatait töröltette, a későbbiekben újra nevezhet versenyeinkre

Jogorvoslati lehetőségek
Amennyiben úgy érzi, hogy a BTBKE vagy annak valamely dolgozója megsértette a személyes adatainak védelméhez fűződő jogát, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a BTBKE-vel valamely elérhetőségünk útján, hogy a problémát mielőbb megoldhassuk.
Elérhetőségeink a tájékoztató elején olvashatóak.
Ha úgy véli, hogy a BTBKE problémájával kapcsolatban nem tette meg a megfelelő lépéseket, lehetősége van a továbbiakban bírósághoz, illetve a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulni.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Postacím: 1534 Budapest Pf.:834
Cím: 1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
Telefon: 06-1/391-1400
Fax: 36-1/391-1410
E-mail cím:
Weboldal: www.naih.hu
Elnök: Dr. Péterfalvi Attila

A BTBKE kikötése
Az adatkezelő fenntartja a jogot, hogy szükséges esetben adatvédelmi nyilatkozatát megváltoztassa. Erre azon esetekben kerülhet sor, ha a szolgáltatások köre bővül, a technikai rendszer megváltozik, vagy azt jogszabály kötelezővé teszi. Azonban ilyen jellegű módosítás nem jelentheti a személyes adatok eredeti céltól való eltérő kezelését.